Tener una oficina bien equipada es preponderante para la consecución de altos niveles de productividad, para transmitir una imagen más profesional y para garantizar la organización del espacio.
Por eso, siempre es conveniente invertir en productos de oficina que permitan que siempre se consigan los objetivos, se trabaje con la mayor comodidad posible y para que, en caso de necesidad, no se tenga que salir en búsqueda de productos de menor calidad y a mayor precio. Por eso, las compras planificadas de muchos productos de oficina garantizan también rentabilidad y orden.
Productos que sí o sí deben estar siempre en una oficina
- Folio A4: el folio A4 es el formato estándar de papelería utilizado en la mayoría de documentos impresos y en fotocopias. Por eso, es una compra obligada para una oficina donde se realicen esta clase de trabajos con frecuencia.
- Carpetas: sirven para organizar y almacenar documentos de forma ordenada. Existen diferentes tipos de carpetas, desde las de anillas, de solapas, colgantes, hasta las más económicas, cada una con su función específica.
- Bolígrafos y lápices: hoy que todo se hace digitalmente, nada ocasiona más conflicto en una oficina que necesitar escribir algo a mano y no tener ninguno de estos productos. Son herramientas esenciales para tomar notas, firmar documentos y realizar anotaciones rápidas. Es recomendable tener una variedad de colores y grosores para diferentes usos.
- Post-it: las notas adhesivas son ideales para dejar mensajes rápidos, marcar páginas importantes o crear recordatorios visuales. Su formato pequeño y adhesivo los hace muy prácticos.
- Clips: al igual que sucede con los lápices y bolígrafos, tener unos clips en la oficina puede hacer una gran diferencia en cuanto a la organización y dejar las cosas bien hechas. Son utilizados para sujetar hojas de papel, unir documentos o crear marcadores. Son pequeños pero muy útiles para mantener todo en su lugar.
- Marcadores y resaltadores: aunque quizá no tan comunes en su utilización con respecto a otros productos de la lista, también serán indispensables en las oficinas donde la revisión documental y la consulta entre departamentos son una constante. Permiten resaltar información importante en textos, facilitando la revisión y el estudio. Son de gran utilidad para estudiantes y profesionales.
- Agendas y planificadores: no son realmente un producto para la oficina, sino para quienes hacen vida en dicha oficina. Y es que una agenda o un planificador ayuda a organizar tareas, establecer prioridades y gestionar el tiempo de manera eficiente. Es una herramienta indispensable para mantener el control sobre las actividades diarias, sobre todo si éstas son muchas y no siempre se sabe cómo abordarlas guardando todo en la mente.
- Calculadora: al menos una sencilla. Marcará grandes diferencias. Porque aunque muchas funciones se pueden realizar con el ordenador, una calculadora física es práctica para cálculos rápidos y sencillos.
¿Por qué son importantes estos productos?
Cada uno de los productos mencionados tiene funciones muy distintas, pero cuando se agrupan o se comentan en general, bien se pudieran establecer conceptos que dejen en claro la importancia de contar con ellos y sobre todo de comprarlos con suficiente antelación:
- Organización: facilitan la ordenación de documentos y materiales, evitando la pérdida de tiempo buscando información.
- Productividad: al tener todo a mano, se agilizan las tareas y se aumenta la eficiencia.
- Profesionalismo: una oficina ordenada y equipada transmite una imagen profesional y seria.
- Versatilidad: se adaptan a diferentes tipos de trabajos y necesidades.
Como se ha dicho, todos estos argumentos dan pie a tomar mejores decisiones de compra sobre consumibles, papelería y productos de oficina en general. Por eso, es conveniente también saber cómo proceder cuando se deban comprar dichos productos.
En primer lugar, hay que invertir en calidad. La calidad otorga durabilidad y rendimiento, pero al mismo tiempo pueden hacer que los resultados sean visualmente más atractivos.
Luego hay que invertir desde el punto de vista de la rentabilidad. ¿Qué se usa más? ¿Qué aporta más a la productividad? En base a eso elaborar la lista.
